Démarches administratives
Les papiers qui attendent une réponse, et la date qui approche
Un courrier de la CAF, de la mutuelle ou des impôts arrive. Il faudrait en relever l’organisme, la référence du dossier, la date limite et les pièces à joindre, puis se le rappeler avant l’échéance. Personne ne le fait le jour même. Le courrier va sur le coin de la table, et la date passe. ZenWorkDaily ne range pas vos documents et ne les archive pas : ce n’est pas un coffre-fort numérique. Il transforme un courrier en démarche à faire, avec sa date et ses relances, puis vous laisse tranquille jusqu’à ce qu’il soit temps.
Photographier le courrier, ou partager le PDF
Vous photographiez la lettre, ou vous partagez le PDF depuis votre messagerie. L’application en lit le texte et pré-remplit ce qu’elle y trouve : l’organisme, la référence du dossier, l’objet, la date limite de réponse et les pièces demandées, reprises telles qu’elles sont écrites.
Ces courriers sont très stéréotypés, et c’est ce qui rend l’exercice possible sans intelligence artificielle : « au plus tard le », « référence : », « vous devez nous transmettre » suivi d’une liste. Une vingtaine d’en-têtes couvrent l’essentiel de ce qu’un foyer reçoit.
Rien n’est enregistré sans vous : ce que la lecture a trouvé s’affiche, vous corrigez ce qui est faux, et vous validez.
Une sous-tâche par pièce à fournir
Une démarche échoue rarement sur la démarche elle-même : elle échoue sur le relevé d’identité bancaire qu’on n’a pas retrouvé. Chaque pièce demandée devient donc une ligne à cocher, et l’on voit d’un coup d’œil ce qui manque encore avant de pouvoir envoyer.
Trois relances, et pas une de plus
Une démarche à échéance reçoit trois rappels : quinze jours avant, sept jours avant, et la veille. Quinze jours pour rassembler les pièces, sept pour s’y mettre, un pour ne pas oublier de poster.
Trois est un choix, pas une limite technique. Un rappel par jour se désactive au bout de trois jours, et une application qu’on fait taire ne rappelle plus rien.
Ce que les démarches ne font pas
- Ce n’est pas un coffre-fort numérique. Les documents que vous joignez restent attachés à leur démarche, sur votre téléphone ; l’application ne les classe pas pour que vous les retrouviez dans dix ans.
- Elle ne remplit aucun formulaire à votre place et ne dialogue avec aucune administration. Elle vous dit quoi faire et quand ; c’est vous qui le faites.
- La lecture d’un courrier se trompe parfois — une date mal imprimée, une référence sur deux lignes. C’est pour cela que rien n’est enregistré avant que vous ayez relu.
Questions sur les démarches
Mes courriers sont-ils envoyés quelque part pour être lus ?
Non. La lecture se fait sur le téléphone, hors ligne. Aucun courrier, aucune photo et aucun PDF ne quitte l’appareil.
Que se passe-t-il si la lecture se trompe ?
Ce qu’elle a trouvé s’affiche avant d’être enregistré : vous corrigez les champs faux et vous validez. Rien n’est écrit sans votre relecture.
Les démarches sont-elles suspendues pendant les vacances ?
Non, sauf si vous le demandez explicitement. Une déclaration à rendre ne cesse pas d’être due parce qu’on était absent.